Você sabe o que é gerenciamento de projetos? Descubra agora!

Tempo de leitura: 6 min

O gerenciamento de projetos é a base sobre a qual se assenta toda e qualquer nova frente de trabalho com perspectiva de curto, médio ou longo prazo. Assim sendo, não basta programar o que será feito; é necessário o acompanhamento e a mensuração de resultados, a fim de evitar desvios e outros fatores que possam influir negativamente.

Nesse sentido, o Guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK), elaborado pelo Project Management Institute (PMI), é a maior referência no assunto. Espécie de “bíblia” da área, é a fonte na qual gestores de todo o mundo buscam orientação quando precisam implementar projetos, independentemente do porte e segmento de suas empresas.

Embora possa parecer um manual de instruções de leitura pesada e pouco prazerosa, o PMBOK® é, na verdade, uma obra rica e interessante. Alguns de seus principais tópicos serão abordados agora, ao longo do artigo. Se você busca conhecimento na área de gerenciamento de projetos, chegou a sua vez!

O que caracteriza um projeto

Todo projeto é, em essência, um conjunto de processos. Quando alinhados em sequência lógica, levam ao cumprimento de um ou mais objetivos traçados. O gerenciamento de projetos, por sua vez, trata das competências imprescindíveis para que tais objetivos sejam, de fato, alcançados. Essas competências podem ser elencadas pela identificação de:

  • conhecimentos;

  • habilidades;

  • ferramentas.

Uma vez que estejam alinhadas, é possível seguir adiante, aplicando as melhores práticas que vão conduzir ao sucesso. Esse é o “esqueleto”, ou seja, o arranjo básico de todo projeto e que serve como pilar para seu gerenciamento. Para que seja capaz de atender às metas traçadas, todo projeto deve contemplar dez elementos, conforme as orientações do Guia PMBOK®:

  • integração;

  • escopo;

  • tempo;

  • custos;

  • qualidade;

  • recursos humanos;

  • comunicações;

  • riscos;

  • aquisições;

  • partes interessadas.

Considerando que cada empresa conta com esses elementos em proporções variadas, fica claro que cada projeto deve ser desenvolvido conforme as contingências de cada negócio. O Guia PMBOK® é o ponto de partida, de onde gestores se apoiarão para definir suas próprias demandas, métodos e competências necessárias para execução de seus projetos.

Isso nos leva a perceber que, além de capacidade de se organizar, é fundamental ter um conjunto de capacidades que permitam fazer releituras da gestão de projetos.

Nesse aspecto, outra referência é a metodologia PRINCE2, acrônimo para PRojects IN Controlled Environments. Junto ao Guia PMBOK®, é uma das maiores referências em gerenciamento de projetos do mundo, servindo para pautar decisões de empresas das mais heterogêneas.

As habilidades exigidas para o gerenciamento de projetos

A PM Survey 2014 aponta para as principais habilidades que os gestores de projetos devem ter para levar adiante novas frentes de trabalho. Boa parte dessas habilidades também estão na Project Management Survey 2017, da consultoria KPMG, destacadas na seção “The Project Director”. Confira as 5 principais:

Comunicação

Gerenciar projetos significa, acima de tudo, coordenar atividades em grupo. Não há realização onde não há equipes trabalhando em sinergia, por isso, a comunicação fluida é fundamental para conduzir ao sucesso. Saber expressar o conhecimento e transmitir orientações de forma a garantir o entendimento e a correta execução é um fator decisivo.

Liderança

Um verdadeiro líder é capaz de extrair o melhor das pessoas ao seu redor. Trata-se de uma figura imprescindível, em função da motivação que gera no contexto de um projeto. Por mais que um plano seja bem elaborado, até sua realização ele será apenas uma abstração. Portanto, a liderança deve manter a chama acesa nas equipes, para que não percam o foco e acreditem no projeto até que esteja concluído.

Negociação

Gerenciar projetos é também lidar com conflitos, pessoais e corporativos. Um objetivo só é alcançado quando as metas pessoais convergem em direção às das empresas. Assim sendo, um bom gestor de projetos precisa exercitar constantemente a arte da negociação para que os interesses de cada um sejam canalizados para servir aos do negócio.

Conhecimento em gestão de projetos

Embora a teoria em gerenciamento seja ampla o bastante, a prática é essencial para que um projeto saia do papel. Como já destacamos, cada empresa está inserida em um contexto próprio. Nele, suas capacidades e limitações internas são sempre medidas em função do que acontece do lado de fora, formando um quadro único.

Portanto, um gestor deverá ter experiência profissional que assegure uma condução firme e decisões corretamente embasadas, independentemente do projeto a que se dedique.

Capacidade de integrar as partes

A experiência e o conhecimento também são elementos indispensáveis para consolidar a integração das partes em projetos distintos. Pessoas, recursos, stakeholders e eventuais parceiros deverão compor uma grande engrenagem, que deverá estar bem azeitada para funcionar sem interrupção.

O impacto da tecnologia em projetos

Em meio a tantas exigências, o uso da tecnologia desponta como recurso para acelerar o andamento de processos interdependentes. Em outras palavras, sem o uso do aparato digital e da informática, a movimentação da “engrenagem” aconteceria com muito mais lentidão. E tempo, como vimos, é um dos pontos cruciais dentro de um projeto.

Considerando também a importância do respeito aos prazos e a fluidez da comunicação e coordenação entre tarefas, um software de gerenciamento do projetos é a solução indicada. Trata-se de uma ferramenta desenvolvida para que as empresas sejam capazes de gerenciar seus projetos conforme suas potencialidades. Por meio da cloud computing e utilizando o conceito de Internet das Coisas (IoT), esses produtos garantem aderência de pessoas às metas e processos.

Não menos importante, a comunicação, por intermédio da tecnologia, é muito mais ágil. Mensagens instantâneas, aplicativos de conversação ou de gestão de projetos são algumas das ferramentas que facilitam o trabalho em equipe. Dessa forma, são indispensáveis no sentido de dinamizar o cumprimento de prazos e a continuidade das frentes de trabalho.

Quanto mais digitalizada for a comunicação, melhor para o projeto, que pode até ter seus custos reduzidos. É o que acontece, por exemplo, quando se privilegia o uso de apps de conversação em vez do telefone.

De qualquer forma, as pessoas serão sempre o recurso número um. Não há gerenciamento de projetos em que os valores humanos não estejam fortemente envolvidos, até porque as máquinas ainda não são capazes de se operar sozinhas, certo?

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