O passo a passo para elaborar um cronograma de projeto incrível!

Tempo de leitura: 6 min

O sucesso de quem atua como gestor no ramo corporativo depende do conhecimento e da capacidade de implementar ferramentas gerenciais na rotina laboral. O cronograma de projeto é uma delas, capaz de garantir a qualidade do trabalho feito enquanto orienta toda a equipe envolvida na empreitada.

Esse instrumento é essencial para a projeção das entregas, muitas vezes realizadas em etapas sequenciais. Ele é tão importante porque promove a organização e o planejamento, imprescindíveis na condução das atividades em todos os âmbitos, do canteiro de obras ao desenvolvimento de um software.

Prossiga a leitura para otimizar a gestão da sua empresa conferindo o que é o documento, qual é o seu conteúdo e como ele pode ser elaborado.

Qual é a importância do cronograma de projeto?

Uma das principais dificuldades de liderar a equipe na execução de um projeto é lidar com prazos. As atividades são muitas, divididas em pacotes de trabalho e sequenciais de forma que qualquer atraso na fundação é capaz de atrapalhar a fase de pintura e revestimento na construção de um imóvel, por exemplo.

O cronograma de projeto é um instrumento no qual as tarefas ficam descritas objetivamente com as datas projetadas para o seu início e término. Informações sobre a relação entre elas, quem é o responsável pela etapa, recursos utilizados e restrições do cronograma também podem ser inseridas no documento, que apresenta os benefícios a seguir.

Evitar atrasos

Manter prazos inicialmente estabelecidos não é só o objetivo da equipe por causa da organização interna, mas também contribui para a credibilidade da empresa perante o público.

Anunciar o lançamento de produtos, uma nova linha no mercado, ações promocionais e a inauguração de um estabelecimento: tudo isso requer organização e planejamento para não haver atrasos sob pena de comprometer o nome da marca no mercado.

Manter a qualidade

O sucesso de um projeto não acontece só por causa da entrega final: ele depende de cada entrega realizada, visto que a qualidade precisa ser mantida em todos os pacotes de trabalho a fim de cumprir o escopo.

Além de evitar atrasos, o cronograma de projeto também garante que a empreitada seja cumprida conforme critérios estabelecidos quanto ao material, custos e aquisições. Isso acontece porque o documento permite o acompanhamento do processo.

Acompanhar o projeto

Como o instrumento descreve todas as etapas do trabalho a ser realizado, ele é útil para verificar falhas, gargalos e oportunidades. Desse modo, é possível se antecipar ao contato com um fornecedor na hora de contratar a laje no canteiro de obras, por exemplo, ou entrar em negociação com o parceiro comercial que vai fornecer a peça da máquina nova.

Assim, também é possível acompanhar o desempenho da equipe, fazendo os devidos ajustes sempre que necessário. O documento ainda orienta a alocação de recursos, evitando a compra de tubulações muito antes da sua instalação, o que pode levar à deterioração e desperdício do material na construção de um imóvel.

Informar stakeholders

Justamente por causa do acompanhamento, o cronograma de projeto mantém atualizados todos os interessados na empreitada — colaboradores, parceiros comerciais, clientes, investidores, diretores, acionistas, entre outros.

O documento favorece a comunicação não apenas entre a equipe, mas promove o contato entre os stakeholders, garantindo que o trabalho seguirá à risca o escopo estabelecido e que todas as expectativas e necessidades dos envolvidos serão levadas em consideração.

Como elaborar o cronograma de projeto?

Agora que você já entende o que é e para que serve esse importante instrumento no gerenciamento de projetos, é hora de entender como ele é produzido. Confira!

Definir o escopo

O objetivo final não se resume ao desenvolvimento do produto ou à prestação do serviço, mas descreve em que termos acontecerá a entrega. A especificidade orienta a gestão de projetos, a organização das etapas e de todo o trabalho da equipe, razão pela qual esse primeiro momento é primordial.

Elaborar a EAP

A estrutura analítica do projeto é a decomposição do escopo. Ela explicita para todos os envolvidos na empreitada, quais atividades precisam ser feitas e em qual sequência elas serão realizadas. O desmembramento acontece das tarefas macro para as micro, incluindo todas as entregas essenciais.

Definir datas

Especificadas as atividades do maior ao menor grau possível, é hora de estipular prazos. Aqui, ouça a equipe e os seus parceiros comerciais (fornecedores, por exemplo) para que as datas não sejam estabelecidas arbitrariamente, mas de forma realista, podendo ser efetivamente cumpridas durante o período estabelecido.

A definição das datas é uma estimativa. Logo, pode ser pautada em dados análogos (obtidos de outros projetos semelhantes ao atual) ou com base em parâmetros (se o pintor leva 1 hora para pintar 20m², estipule quanto ele levará para pintar 180 m² de parede), por exemplo.

Elaborar o documento

Esse é o momento de efetivamente fazer o cronograma de projetos. Como ele é um recurso visual que deve ficar disponível para consulta dos stakeholders, capriche nas cores e seja breve com as palavras.

Assim, a efetividade do documento é garantida, você promove a comunicação entre os envolvidos e pode focar no seu trabalho enquanto gerente, dispensando a necessidade de informar os outros sobre o status da empreitada a todo momento. De tal forma, o conteúdo ainda é assimilado com facilidade e agilidade.

Como manter a funcionalidade do cronograma de projeto?

A resposta é simples na teoria, mas difícil na prática. O segredo é atualizar constantemente esse instrumento. Para tanto, acompanhe de perto o desenvolvimento dos pacotes de trabalho controlando a forma como é realizado, os recursos ali empregados e os empecilhos constatados.

É possível manter todos os stakeholders a par do progresso do projeto visualizando o andamento das etapas e as ocorrências incluídas no documento pelos seus respectivos responsáveis. Desse modo, expectativas não são frustradas, auditorias podem ser feitas com maior facilidade, você não compra materiais antes do tempo e se exime de arcar com a manutenção e estocagem deles, muitas vezes sujeitos a deteriorações.

Ainda os contatos são feitos no momento certo, dispensando o pagamento de um trabalhador que ainda não pode desempenhar seu papel no processo porque a etapa anterior, da qual o serviço dele depende, ainda não foi concluída.

O cronograma de projetos é essencial se o gestor deseja manter o controle do trabalho realizado. É preciso ter flexibilidade para trabalhar com o instrumento e saber fazer estimativas realistas para realizar alterações como exceção e não regra.

Gostou do assunto? Assine nossa newsletter e continue por dentro das melhores ferramentas e práticas no gerenciamento de projetos.

Quer receber mais conteúdos como esse gratuitamente?

Cadastre-se para receber os nossos conteúdos por e-mail.

Email registrado com sucesso
Opa! E-mail inválido, verifique se o e-mail está correto.

Fale o que você pensa

O seu endereço de e-mail não será publicado.