Matriz de priorização: você sabe o que é? Saiba por que utilizá-la!

Tempo de leitura: 7 min

Ter um dia atarefado é a realidade de muitos profissionais, especialmente no gerenciamento de projetos. Por isso, a procura por uma matriz de priorização é bastante natural, pois a ferramenta auxilia a tomada de decisões e torna as escolhas realizadas mais objetivas.

A ideia é não definir a melhor estratégia por acaso ou com base em “achismos”, mas com critérios baseados no risco, proveito, prazo, etc. Assim, é possível se tornar um profissional mais eficaz com o domínio dessas técnicas.

Logo abaixo, explicamos as cinco principais matrizes de priorização. Continue a leitura para melhorar a tomada de decisão e ser um profissional ainda mais competente!

O que é uma matriz de priorização?

A matriz de priorização é um sistema de regras para classificar tarefas, projetos, ações e problemas, indicando quais merecem a maior atenção em termos de tempo, esforço e recursos. Nesse sentido, as ferramentas focam em atributos diferentes, como prazos, riscos, relevância, custos e impacto, fornecendo pontos de vista distintos sobre a situação enfrentada.

Além disso, as ferramentas simplificam a comunicação interna. A disposição das informações ocorre em gráficos, tabelas, kanban e eixos, onde é muito fácil entender prioridades e justificativas. Assim, elas podem ser usadas, entre outros casos, tanto por um líder, mostrando o caminho para a equipe, como por um colaborador, fundamentando suas propostas.

Portanto, ao dominar a técnica, o profissional adquire ferramentas bastante flexíveis, que podem ser utilizadas em diferentes tipos de planejamento.

Quais são os tipos de matrizes?

No mercado, existem inúmeras ferramentas com o propósito de definir prioridades, principalmente porque os profissionais adaptam as técnicas já existentes e criam novas maneiras de abordar a questão a partir da experiência. A seguir, trouxemos as cinco mais validadas e aplicadas no âmbito empresarial.

Matriz GUT

A primeira ferramenta classifica as pendências em gravidade, urgência e tendência, e a definição de prioridades é fruto do cruzamento desses três eixos. Gravidade é o quanto de prejuízo pode ser gerado, urgência é o momento em que o dano será implementado e tendência é a evolução positiva ou negativa do cenário. Normalmente, os três critérios de avaliação são medidos com uma nota de 1 a 5:

Gravidade

  1. irrelevante;

  2. pouco grave;

  3. grave;

  4. muito grave;

  5. gravíssimo. 

Urgência

  1. sem urgência;

  2. pouco urgente (longo prazo);

  3. urgente (médio prazo);

  4. muito urgente (curto prazo);

  5. exige atenção imediata.

Tendência

  1. pode melhorar ou fica estável;

  2. fica mais grave no longo prazo;

  3. fica mais grave no médio prazo;

  4. fica mais grave no curto prazo;

  5. está piorando agora.

Vale ressaltar que existem duas visões sobre essa matriz. É possível somar a pontuação obtida para ranquear a situação enfrentada ou usar a ferramenta apenas para esclarecer as características e o comportamento do problema.

Matriz BASICO

A segunda matriz não diz respeito a prioridade em relação ao dano, mas ao proveito de uma melhoria em projeto ou atividade. O acrônimo significa o seguinte:

  • benefícios para a organização;

    • os resultados gerados para a empresa e seus colaboradores;

  • abrangência dos resultados;

    • o alcance dos benefícios, em termos de pessoas, equipes, unidades, etc.;

  • satisfação dos colaboradores;

    • o nível de satisfação gerado nos profissionais;

  • investimento necessário

    • os recursos demandados pela solução;

  • cliente externo;

    • o grau de impacto na entrega de valor para os contratantes da empresa;

  • operacionalidade;

    • o grau de facilidade, ou seja, as possibilidades de implementação da melhoria.

Assim como na matriz GUT, é possível usar números para facilitar o entendimento e ranquear as opções disponíveis. Basta classificar de 1 a 5, variando do mínimo para o máximo impacto, respectivamente.

Matriz RICE

A RICE é uma ferramenta para avaliar qual projeto ou atividade é mais vantajosa para uma organização. Os critérios utilizados são quatro:

  • Reach (alcance ou abrangência)

    • número de pessoas alcançadas;

  • Impact (impacto ou consequência)

    • resultado massivo (3), grande (2), médio (1), baixo (0,5), mínimo (0,25);

  • Confidence (confiança);

    • certeza de que vai acontecer alta (100%), média (80%), baixa (50%) e mínima (20%);

  • effort (esforço).

    • tempo necessário em meses.

A matriz RICE coloca os quatro elementos em um único cálculo e gera um indicador de desempenho, responsável por caracterizar quanto um projeto deve ser priorizado em relação aos demais. A fórmula é a seguinte:

  • RICE = (reach x impact x confidence) / effort

    • exemplo: 100 pessoas alcançadas, impacto massivo (3), certeza média (80%) e 10 meses de esforço;

      • (100 x 3 x 80%) = 240
      • 240/10 = 24
      • RICE = 24 pontos.

Diagrama de Pareto

O princípio de Pareto é exemplificado pela ideia de 80/20, ou seja, 80% dos resultados vem de 20% das causas. Assim, em relação à definição de prioridades, o conceito é aplicável em um gráfico de eixos x e y, no qual a linha vertical é o efeito e a linha horizontal é a causa. Veja alguns exemplos de comparação:

  • Identificar os 20% dos projetos que respondem pela maior parte do resultado operacional;
  • mapear os 20% dos problemas de supply chain que respondem pela maior parte dos prejuízos;
  • definir os 20% de causas que geram a maior insatisfação de clientes ou colaboradores.

Aqui, o objetivo é a concentração dos esforços nos elementos com maior impacto. Logo, pode ser usada tanto para priorizar problemas como investimentos.

Matriz de Eisenhower

Por fim, a matriz de Eisenhower tem espaço no exercício de funções de liderança, em que é preciso escolher entre o que será feito, delegado, adiado ou descartado. Embora existam outras aplicações, é nessas funções que a ferramenta tem o seu maior ganho. A ideia é cruzar dois elementos — importância e urgência —, criando quatro quadrantes:

  • urgente e importante;

    • a tarefa é relevante e exige priorização, devendo ser feita;

  • urgente, mas não importante;

    • obstáculo sem consequência para o resultado, logo, deve ser descartada ou separada para reavaliação futura;

  • importante, mas não urgente;

    • são as tarefas que podem ser programadas;

  • urgente e não importante;

    • são as ações que devem ser delegadas porque não demandam a atuação do líder.

Por que implementar uma matriz de priorização?

Assim como temos diferentes exames médicos para medir a saúde dos sistemas do corpo humano, as matrizes de priorização fornecem os indicadores para entender o que deve ser feito primeiro. Ao entender o propósito de cada uma e aplicar da maneira correta, o profissional contará com inúmeras vantagens para si e para a equipe.

Decisões mais objetivas

Antes de tudo, o profissional terá critérios para tomar decisões. Além disso, a mesma medida será aplicável a todos os casos, avaliando os problemas sem deixar que gostos e preferências atrapalhem a definição de prioridades.

Melhoria da compreensão dos problemas

As matrizes também exigem reflexão sobre o comportamento do problema, esforço demandado, consequências de ações e medidas, prazos, etc. Logo, ditam a maneira correta de estudar a situação, facilitando o entendimento de problemas, projetos e atividades.

Redução de esforço e custos

Ao definir prioridades com mais eficiência, o profissional contribui para o custo-benefício das atividades. Além disso, é uma forma de ajustar o esforço em cada projeto, sem deixar parte da equipe ociosa ou áreas relevantes sem recursos.

Vale ressaltar, no entanto, que o melhor uso das ferramentas ocorre quando a pessoa tem uma compreensão mais abrangente do gerenciamento de projetos. É que, especialmente com o domínio do PMBOK, o profissional entenderá os aspectos qualitativos de cada ferramenta, não se prendendo apenas aos números.

É importante saber qual o momento certo de aplicar as matrizes, o que requer a capacidade de avaliar o cenário e a natureza da questão. Portanto, é sempre importante investir em uma qualificação profissional mais completa.

Como recomendação, o MBA em Gerenciamento de Projetos entregará o necessário para que você possa, a partir do domínio dos princípios e da teoria, usar as ferramentas no dia a dia. É, portanto, uma forma de ser mais eficaz, bem como um passo além no desenvolvimento de carreira.

Agora que você já conhece a importância de adotar uma matriz de priorização, procure também uma especialização adequada, a fim de aliar teoria e prática no trabalho e ser um profissional de excelência.

Para conhecer a pós-graduação e tirar dúvidas, acesse a página do MBA em Gerenciamento de Projetos!

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66 Comentários

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