Kanban: entenda o que é e como implementar nos gerenciamento de projetos

Tempo de leitura: 6 min

Uma gestão de projetos eficiente pode ser pautada em diferentes metodologias. Uma delas é o Kanban, termo em japonês cujo significado é “cartão”. Ele surge no contexto da recuperação econômica do Japão pós-Segunda Guerra Mundial.

Com o país ainda combalido economicamente, empresas como a Toyota — onde a ferramenta foi criada — precisavam otimizar seus processos e evitar ao máximo todo e qualquer desperdício. Afinal, tempo é dinheiro e, naqueles tempos de escassez, os recursos tinham que ser “espremidos” até o limite.

Sendo assim, o Kanban nasce com o Toyotismo, o sistema de organização industrial que prega eficiência e produção puxada pela demanda. É diferente, portanto, do modelo Fordista, em que a produção é ininterrupta e não depende tanto das vendas para ser alterada.

Depois de se revelar altamente eficaz para a Toyota, o Kanban ganhou o mundo, passando a ser amplamente utilizado também por empresas não industriais. Aplicá-lo no gerenciamento de projetos é de grande utilidade, tendo em vista as vantagens que proporciona para empresas nas quais a produção de produtos ou serviços depende do encadeamento de tarefas.

Vamos entender melhor quais são e como ele funciona?

Melhora da comunicação entre a(s) equipe(s)

Basicamente, o Kanban consiste em um quadro dividido em três colunas, nas quais as tarefas de uma ou mais equipes são agrupadas da seguinte forma:

  • em aberto;
  • em andamento;
  • ​concluídas.

Cada uma das tarefas é visualizada na forma de um cartão — ou um papel — em cores que sinalizam para sua maior ou menor urgência. Nos cartões, poderão constar ainda outras orientações, como a data de entrega, mas normalmente é tudo muito simples e resumido.

Dessa forma, a ferramenta ajuda a melhorar a comunicação entre membros de equipes que trabalhem em regime de colaboração. Um saberá o que o outro está fazendo, podendo assim antecipar-se caso um prazo esteja mais folgado. Ou, se necessário, tomar medidas emergenciais se uma tarefa estiver prestes a expirar.

Essa maior interatividade ajuda também a reduzir o desgaste entre as pessoas, que não precisam ficar o tempo todo cobrando entre si a entrega de um trabalho. Basta conferir no quadro Kanban e, se for o caso, acionar o gestor da equipe para tomar as devidas providências.

Diminuição de colaboradores ociosos

Como o método tem como principal motivação o aproveitamento máximo de tempo e recursos, ele serve também para minimizar a ociosidade. Esse é um desafio enfrentado por empresas que prestam serviços, nas quais o produto é invisível. Nem sempre há demanda sobrando, e, nesses casos, o que fazer com a capacidade ociosa?

O Kanban dá boas respostas para isso. Ao organizar visualmente o que cada um precisa fazer, sua empresa passa a ter um excelente método para alocar mão de obra. Tudo vai depender da sua capacidade de gestor em direcionar os esforços da melhor forma.

Para os empregados, fica mais confortável, porque basta conferir quais atividades precisam ser feitas no dia conforme o Kanban. Isso aumenta também o senso de responsabilidade, já que cada um saberá o que fazer e quando fazer, o que ajuda a gerenciar seu próprio tempo.

Fácil visualização do fluxo de trabalho

Por ser um método essencialmente gráfico, o Kanban é prático para orientar as pessoas sobre suas tarefas e na gestão dos prazos. Se for uma indústria, por exemplo, cada célula de trabalho saberá o quanto tem que produzir, em quanto tempo precisará fazer e o padrão de qualidade esperado dentro do chamado OEE.

Para empresas como agências de marketing digital, o Kanban é uma das melhores ferramentas para quem lida o tempo todo com múltiplos clientes. Além disso, nesse tipo de negócio, é comum que especialistas de áreas distintas trabalhem em regime de interdependência, em que um precisa do trabalho do outro concluído para realizar suas tarefas.

No comércio, o Kanban também facilita o fluxo de trabalho para setores de compras, estoque e vendas. Perceba que essa ferramenta serve para orientar a produção conforme a demanda, ou seja, ao fazer uma venda, a empresa saberá que pode dar início à produção de um novo item.

Dessa forma, é possível integrar setores comerciais, otimizando o trabalho de quem compra para revender e a gestão do estoque. Em resumo, o giro de mercadorias pode ser mensurado com muito mais precisão.

Redução de custos e de etapas de trabalho com pouco valor

Embora o modelo Fordista tenha seus méritos, há de se convir que o Toyotista é muito mais atraente, não? Ele se baseia na demanda do consumidor final para orientar a produção das empresas, o que é, por si só, uma forma mais sensata de se trabalhar. É por isso que ele ajudou tanto o Japão a se reconstruir rapidamente depois de ser arrasado por um conflito armado de proporções épicas.

Uma vez que a produção é puxada pela demanda, naturalmente o custo da produção é reduzido ao mínimo. Ou seja, sua empresa produz conforme vende, o que também barateia os custos por minimizar o desperdício. Com menos desperdício de matérias-primas e com produtos encalhados, a empresa também evita alocar pessoas para “apagar incêndios”. Ou seja, o valor agregado do trabalho aumenta.

Para empresas não industriais, o Kanban também ajuda a reduzir custos e em eliminar etapas de trabalho que pouco acrescentam. Isso porque ele otimiza o fator tempo, que no setor de serviços é crucial, já que o “produto” é feito em parceria com o cliente. Afinal, se há um tipo de empresa na qual o “quem sabe faz ao vivo” se aplica perfeitamente é a do terceiro setor.

Ajuda a definir metas e objetivos

Para ter bons resultados com o Kanban, é importante definir metas que permitam a avaliação e sua otimização ao longo do tempo. Como se trata de uma ferramenta orientada para a precisão, é preciso definir muito bem os processos e conhecer em detalhes cada etapa da produção.

Então, ficou mais claro para você o que é o Kanban e de que forma ele pode servir aos propósitos do seu negócio? A vantagem é que, além dos cartões físicos, você pode recorrer ao e-Kanban, a versão digital da ferramenta. Faça testes, peça feedbacks de seus colaboradores e não se esqueça de medir os resultados. Afinal, não se gerencia o que não se mede!

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