A importância de indicadores de projetos e seus principais KPIs

Tempo de leitura: 6 min

Durante todo processo de desenvolvimento, os gerentes precisam fazer um acompanhamento de projetos, além de atualizar clientes e equipes sobre o andamento de cada fase. A melhor e mais confiável forma de apurar essas informações é por meio dos indicadores de projetos. Esses indicadores são um termômetro que aponta se a performance vai bem ou mal. 

Os KPIs (Key Performance Indicators ou indicadores-chave de performance) são ferramentas de controle que auxiliam na avaliação do alcance de metas, na verificação de avanços ou erros e ainda servem de base de comparação para projetos anteriores e futuros.

Para saber mais detalhes e conhecer as principais métricas, continue a leitura deste conteúdo!

Qual é a importância dos indicadores de projetos na prática?

É por meio dos indicadores que os gestores conseguem apresentar resultados a todos os envolvidos. Além disso, com esses dados em mãos, é possível tomar decisões mais acertadas, otimizar processos e o uso de recursos. 

Os KPIs devem ser criados a partir de embasamentos teóricos e precisam fazer sentido para toda a equipe, afinal, o trabalho será desempenhado em conjunto. Além disso, uma boa escolha de um indicador ajuda no gerenciamento de riscos e no ganho de eficiência.

Confira outros benefícios dessa ferramenta:

  • tomada de decisões mais acertadas;

  • fácil localização de oportunidades e falhas;

  • melhor uso de recursos;

  • aumento da eficácia;

  • mensuração de relevância e impacto;

  • comparação de dados;

  • fácil identificação da necessidade de ajustes;

  • otimização nas reuniões de acompanhamento;

  • facilidade em comunicar resultados;

  • insights de novas iniciativas.

Os indicadores conseguem auxiliar na comparação dos objetivos desejados no início do projeto e os resultados alcançados no final do trabalho. Assim, é possível estabelecer novas metas e reajustar planos de ação para continuar otimizando o negócio. 

Quais são os principais KPIs?

Para ter uma boa qualidade de gestão, o uso de indicadores-chave de performance é indispensável. É por meio deles que os gestores conseguem provar seus resultados e suas habilidades. Os KPIs precisam ser mensuráveis e definidos em um espaço específico de tempo. 

Eles podem ser divididos em indicadores de efetividade, impacto, desempenho, qualidade e lucratividade. Conheça melhor cada categoria e seus principais KPIs.

Indicadores operacionais

Os indicadores operacionais são utilizados na rotina do projeto. São dados que a equipe precisa verificar diariamente para garantir o andamento dos resultados, e normalmente eles estão associados ao orçamento e ao cronograma estipulado. Confira a divisão. 

Valor agregado 

Essa métrica é importantíssima e afere quanto do objetivo do projeto já foi realizado até o momento. Por exemplo: o gestor de projetos precisa verificar qual é a porcentagem da construção de um novo software. Ele vai verificar com a equipe o que já foi feito e realizar uma conta simples em relação ao prazo. Esse número por si só não é positivo ou negativo, já que fatores como prazo final e custo também precisam ser levados em consideração.

Índice de Desempenho de Prazo (IDP)​

O IDP mensura o andamento do projeto em relação aos prazos preestabelecidos. Ele mede quanto já foi cumprido em relação aos prazos. Essa conta pode ser feita pela divisão do valor agregado das entregas (em cifras) pelo valor do projeto total, ou seja, VA/VP. 

Se o resultado for exatamente 1, o planejamento está andando conforme o planejado. Se for maior do que 1, há um adiantamento, e se for menor que esse valor, há atrasos operacionais. 

Índice de Desempenho do Custo (IDC)

O IDC avalia o gasto de recursos e o progresso de um projeto, comparando ao orçamento previsto. Essa análise evita que novos gastos sejam realizados sem um real avanço no desenvolvimento.

O cálculo é feito pelo valor agregado das entregas dividido pelo custo planejado. O resultado igual a 1 mostra que tudo está saindo com o planejado. Se o valor for maior do que 1, há economia, e caso ele seja menor do que 1, os gastos estão além do previsto. 

Desvios de esforços

Os desvios de esforços são uma métrica que revela a diferença entre esforços dedicados e esforços reais. Essa métrica avalia a produtividade real da equipe e busca identificar possíveis problemas que reduzem os bons resultados, como sobrecarga de atividades, processos confusos, sistemas lentos ou prazos equivocados.

Indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho mostram o balanço final entre o previsto e o realizado até o período de verificação. Os principais indicadores são o retorno sobre investimento, o indicador de prazo e o índice de desempenho de custo. 

Nessa categoria, vale ressaltar a importância do cálculo do retorno sobre investimento (ROI), que mensura os lucros do projeto por meio do cálculo dos ganhos obtidos, subtraindo o valor investido e dividindo pelo valor investido. O resultado maior do que 1 representa uma situação favorável, e um valor inferior mostra que os resultados estão abaixo do previsto. 

Indicadores de efetividade

Efetividade significa o que pode ser verificado, ou seja, o que tem característica incontestável. Por isso, esse tipo de indicador verifica se as metas específicas estão sendo atingidas ou não. Assim, essa métrica busca entender os efeitos sentidos pelo cliente sobre o andamento do projeto.

Esse KPI tem afinidade com o controle do período de entrega das etapas, além da manutenção e do alinhamento das expectativas. Eles revelam ainda a eficiência de cada funcionário e indica gargalos no fluxo de trabalho. 

Indicadores de impacto

Os indicadores de impacto medem os resultados no longo prazo, quando o projeto é finalizado, portanto, só é possível saber se esse indicador atingiu o seu objetivo ao final do processo. Se a meta era reduzir o custo de um processo em 20%, por exemplo, esse indicador só pode ser avaliado com o projeto entregue. 

Além disso, esses indicadores podem ser qualitativos — apurando o nível de satisfação do cliente — ou quantitativo — indicando a redução de custo ou de tempo na execução de uma tarefa. 

Além de saber mais sobre as principais métricas utilizadas por um gestor de projetos, é preciso conhecer o método SMART que auxilia na construção de uma métrica eficaz. Esses indicadores precisam ter as seguintes características:

  • específicos;

  • mensuráveis;

  • atingíveis;

  • relevantes;

  • temporais.

Podemos concluir que essas métricas são ferramentas importantes e imprescindíveis para o trabalho do profissional. Com os dados, o gestor de projetos poderá fazer mudanças e tirar conclusões mais acertadas, tomando decisões importantes com mais embasamento.

Uma pós-graduação em gerenciamento de projetos pode ajudar na consolidação desse conhecimento e na facilidade de compreensão sobre dos indicadores de projetos. Se você está à procura de um curso e quer saber mais como ele pode ajudar na sua carreira profissional, leia o nosso conteúdo sobre a importância da especialização para a promoção nas empresas!

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